こんにちは！
広報のいっちゃんです＼(^o^)／

早速ですが、本題に入ります。
皆さんは訪問先へ伺う前にきちんと電話、もしくはメールでアポイントメント(以下：アポ)を取っていますか？
相手の都合も考えずにアポなしで訪問するのは失礼にあたります。

今回は『アポ取りから面会まで』の流れをクイズ形式にしてまとめてみました。
ビジネスマナーの初級編なので、全問正解は間違いない！

アポイントメント

アポを取る前に『訪問目的』、『訪問日時』、『所要時間』等を確認した上で電話、もしくはメールで連絡して簡潔に終わらせましょう。
また、『既に取引しているお客様』と『面識がないお客様』では対応が変わります。

既に取引しているお客様

＜電　話＞
○○会社の△△と申します。
いつもお世話になっております。
恐れ入りますが、◎◎様でいらっしゃいますか？

＜メール＞
□□会社 ▽▽様
いつもお世話になっております。
○○会社の△△と申します。

連絡のイントロダクションとしては、以上のようなやりとりになるでしょう。
既に取引している相手とは、堅すぎず多少フランクに接することもあると思います。

面識がなく、初めましてのお客様

ここでクイズ！
面識がない相手にメールをする時に正しいのはどちらでしょう？

A
○○会社の□□部に所属の△△と申します。
貴社のホームページを拝見し、ご連絡いたしました。

B
突然のメールにて失礼いたします。
○○会社の□□部に所属の△△と申します。
貴社のホームページを拝見し、ご連絡いたしました。

何度も言いますが、面識がない相手にメールを送っています。
正解はB！

まずは自身の名前を書く前に「突然のメールにて失礼いたします。」や、「初めてご連絡いたします。」などといった挨拶をしましょう。
相手もたくさんの企業と連絡を取り合っています。
いきなり名前を名乗ると、「え？何？」となって混乱するかもしれません。

訪問日時が確定したら、念のため「××日の▼▼時からよろしくお願い申し上げます。」といった確認メールを送りましょう。
当日までに再度「明日、▼▼時からお打ち合わせの際はよろしくお願い申し上げます。」などを送るのも礼儀の一つです。

訪問先へ出発から到着

いよいよ訪問当日になりました。
出発の前に身だしなみチェック、到着する時間は何時何分？

出発の前に・・・

出発の前に身だしなみ・忘れ物がないか持ち物をチェックしましょう。

ここでクイズ！
正しい身だしなみはどちらでしょう？

当然分かりますよね？
正解はB！

打ち合わせや会議などでスーツに蝶ネクタイ姿は見たことがありません！
何故そんな格好しているの？パーティーに参加するの？と、不思議に思われます。
ビジネススーツにネクタイを着用して訪問しましょう。

訪問先に到着

到着したらまずは受付で誰と約束しているのか訪問目的を伝えます。
元気にハキハキと挨拶をしましょう。
冬の場合はコートを着用している方も多いと思うので、到着したら玄関前で脱ぎ片手で持ってから受付に向かいましょう。
手袋やマフラーも同じです。

突然ですが、ここでクイズ！
約束の時間に到着する際どの時間が適切でしょう？

A
15～30分前

B
5～10分前

C
5～10分後

D
15～30分後

正解はB！5～10分前

早過ぎる時間に到着しても相手を急かして迷惑かけるだけ。
C、Dなんて遅刻しているし、言語道断！！
5～10分前に到着し、部屋に案内された後は相手を待っている間に、名刺や資料など打ち合わせの準備をしておきましょう。

案内された後の待ち時間と面会の時間

いよいよ面会の時間です！

案内されたら？

早速ここでクイズ！
席に着いて相手を待っている間の正しい姿勢はどちらでしょう？

言わずもがな、正解はB！

社外に行くとどうしても「何があるのかな～？」とか、「これ何かな～？」とソワソワしてしまいがち。
約束時間に間に合ったからといって、気を抜いてスマートフォンで遊んだり、イスや机に体を預けたりと気を抜かないように。
緊張感を持って背筋をピーンと伸ばした状態で待ちましょう。

面会時間になりました。

相手が入室されたらすぐに立ち上がり、名刺(※)を差し出し元気に挨拶・自己紹介をしましょう。
(※)名刺マナーについては【ビジネスマナー初級編】名刺交換は社会人の基本！正しい渡し方と受け取り方で印象が変わるをご覧ください。

念のため所要時間を確認しておくと、相手も安心するしスマートに打ち合わせを進められます。

夏なら冷たいお茶、冬なら熱いお茶を出されると思います。

ここでクイズ！
お茶を出された後の対応はどちらがいいでしょう？

正解はB！

「いただきます」も言わずにいきなり一気飲み。
いくら外から来て喉が渇いていたとしても、遠慮なしにゴクゴクと一気飲みするのは無神経です。
「いただきます。」や「ありがとうございます。」などと言ってから飲みましょう。

最後に

終了時間になりました。
最後まで気を抜かずに一礼をしてから部屋を出ましょう。

帰社後は、「本日はお忙しい中お時間を頂戴し、ありがとうございました。」と、お礼メールを送るのが礼儀です。
当日に送ることができない場合、翌日には送るようにしましょう。
議事録をまとめた内容と、次回の打ち合わせ日時も記載しておくと、相手も細かいレスポンスをしなくて済みます。

アポから面会終了後までの流れを覚えておくと、スムーズに仕事も進むので、先方からの評価も高くなると思います。
ビジネスマナーって大事ですね！

ではでは、広報のいっちゃんでした＼(^o^)／

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